Varför systemkrav ofta är övervärderade i rekrytering – och vad som egentligen spelar roll

I många fall är det inte systemerfarenheten som avgör om en ny medarbetare blir framgångsrik. Det handlar snarare om förmågan att lära sig, anpassa sig och förstå sammanhanget. Ändå ser vi gång på gång att systemkrav blir en onödig bromskloss i rekryteringar – och i vissa fall gör att företag missar de bästa kandidaterna.

När systemkrav begränsar möjligheterna

Vi har sett det hända många gånger. Ett företag söker en lönespecialist och har en tydlig kravlista: personen måste ha arbetat i exakt samma system som de själva använder. Det låter rimligt på ytan, men i praktiken innebär det att antalet potentiella kandidater minskar drastiskt.

Det skapar också en falsk trygghet. Att någon har arbetat i ett visst system tidigare betyder inte nödvändigtvis att de har förståelse för hur just det här företaget arbetar i systemet. Två organisationer kan använda samma system på helt olika sätt. Ett företag kanske har anpassat det med egna moduler och integrationer, medan ett annat använder en mer standardiserad version.

Så vad händer när en rekrytering bygger på snäva systemkrav?

Tidskrävande rekryteringsprocesser där fokus ligger på att hitta den ”perfekta” kandidaten – trots att en mer flexibel kandidat skulle kunna lära sig systemet på några veckor.

Risk att missa de bästa kandidaterna, som har rätt kompetens och personlighet men faller bort för att de saknar erfarenhet av just ett specifikt system.

Fel fokus vid urval, där tekniska detaljer prioriteras över det som faktiskt avgör framgång i rollen – analytisk förmåga, problemlösning och affärsförståelse.

Vad som egentligen spelar roll

Det finns en viktig skillnad mellan att kunna ett system och att förstå systemlogik. En person som har erfarenhet av flera olika system har oftast en större förståelse för hur affärssystem fungerar i grunden. De vet hur processer hänger ihop, de är vana att anpassa sig och kan snabbt lära sig nya verktyg.

När vi tittar på vilka kandidater som lyckas bäst i sina nya roller, ser vi att de har gemensamma egenskaper:

Analytisk och lösningsorienterad inställning – de kan sätta sig in i nya arbetsflöden och hitta effektiva sätt att använda systemet.

Teknisk nyfikenhet – de är vana vid att navigera i digitala miljöer och tar sig an nya system utan att känna motstånd.

Förståelse för affären – de ser systemet som ett stöd i verksamheten, inte som själva kärnan i arbetet.

De företag som lyckas bäst med sina rekryteringar är de som ser bortom systemkraven och fokuserar på rätt kompetens och rätt inställning.

Hur förändrar vi synen på systemkrav?

Att släppa kravet på systemerfarenhet innebär inte att kompetenskraven ska sänkas. Tvärtom handlar det om att rekrytera mer strategiskt.

Istället för att fråga ”Har kandidaten erfarenhet av vårt system?” bör vi fråga: ”Hur snabbt kan den här personen lära sig vårt system?”

Istället för att exkludera kandidater som saknar systemerfarenhet, kan vi identifiera dem som har en bevisad förmåga att sätta sig in i nya system.

Istället för att använda systemkrav som en utslagsfaktor kan vi se det som en meriterande, men inte avgörande del av kravprofilen.

Företag som har använt denna metod har inte bara snabbare rekryteringsprocesser – de har också fått in personer som på sikt har bidragit mer till verksamheten än någon som ”bara” kunde systemet från början.

Rätt mindset väger tyngre än rätt system

I en tid där system byts ut, uppdateras och anpassas i allt snabbare takt, är det viktigare än någonsin att rekrytera för framtiden. Det företag behöver är personer som kan anpassa sig, inte bara personer som har använt ett specifikt verktyg tidigare.

Nästa gång ni står inför en rekrytering eller ska hyra konsult, fundera på vad som egentligen är avgörande. Är det kunskapen om ett specifikt system, eller är det förmågan att lära, förstå och utveckla verksamheten?

Den bästa kandidaten eller konsulten är sällan den som redan kan allt – utan den som har potential att växa med rollen.